Formulario

Diversos formularios impresos.

Un formulario es un tipo de documento en el que se dejan una serie de espacios en blanco (a menudo llamados campos o casillas) para que lo rellene una persona que, por las razones que sean, quiera o deba facilitar una determinada información. Gracias a los formularios es posible presentar los datos de modo estructurado, lo que a su vez facilita su procesamiento, tanto manual como mecánico.

Los formularios son muy habituales en los trámites administrativos de todo tipo, ya sea en la declaración de impuestos, solicitudes de plaza en una universidad, etc.

A la hora de crear un formulario hay que cuidar tanto la redacción del texto como el diseño visual, con pautas como las que señalan a continuación. Con un buen diseño se reduce el número de datos incorrectos, y por tanto los problemas que aparecen con ello, ya sea porque hay que solicitarlos de nuevo, con el coste de tiempo y dinero que conlleva, ya sea porque el error puede permanecer sin detectar.

No obstante, a menudo los formularios los crean personal administrativo en lugar de especialistas en su diseño, lo que puede provocar que no cumplan con los estándares de legibilidad, claridad y usabilidad. De ahí que en varios países los formularios de la Administración los crean o supervisan órganos especializados.

Redacción

• No hay que suponer que la persona que ha de rellenar el formulario conoce la jerga o los procedimientos administrativos.
• En la redacción de los textos se recomienda seguir la directrices del Lenguaje claro: palabras concisas y reconocibles empleadas de modo coherente, que eviten terminología técnica o especializada; oraciones breves, afirmativas y con el orden regular, evitando la pasiva (sobre todo la refleja con se, pues el agente puede no quedar claro).
• Las legislaciones de muchos países establecen que se emplee Lenguaje no sexista e inclusivo en los formularios de la Administración.
• Debe evitarse el uso de la barra, ya que su sentido no es unívoco y algo como «Datos del padre/madre» puede interpretarse como de ambos o como de uno de ellos. Es mejor emplear la conjunciones «o» o «y», como en «Datos del padre o de la madre».

Aspectos gráficos

• Los elementos deben agruparse en secciones que sigan un orden lógico. No debe ponerse la casilla de un dato en una posición ilógica simplemente porque quedaba un hueco. Si quedaran muchos huecos, podría ser conveniente rediseñar el formulario en conjunto.
• La fuente tipográfica ha de tener el tamaño suficiente, entre 7 y 12 puntos. Suele ser con letra sin remates, del tipo de la Helvética o la Arial. El texto no debe ir en mayúscula sostenida, salvo en los títulos importantes. También conviene evitar la negrita (si se considera necesario destacar una frase en negrita hay que considerar la posibilidad de que el formulario no está bien diseñado en otros aspectos o que parte del texto no sea realmente esencial).
• La información relevante para aportar un dato se debe dar en el punto donde esta es necesaria. En la actualidad no se considera recomendable que en un lado de una hoja solo haya casillas sin información y que esta se dé solo en el reverso.
• El espacio para la firma debe quedar claramente delimitado (no con un área amplísima que abarca el espacio sobrante del formulario), al igual que otras áreas reservadas para elementos no textuales.
• Los formularios que, en principio, van a ser fotocopiados o impresos por el usuario deberían evitar el uso del color.
• Los campos que corresponde rellenar al organismo donde se presenta el formulario deben señalarse de algún modo: en una sección específica, con algún recurso como un fondo gris en el recuadro o incluso aclarándolo de modo explícito.

Casillas

Los campos han de tener el tamaño suficiente para que quepa el dato. A cada dato le corresponde una casilla y a cada casilla le corresponde un dato.

Las áreas para rellenar se pueden marcar con líneas llenas (segundo ejemplo), líneas llenas con separadores de caracteres, líneas de puntos (primer ejemplo), recuadros (tercer ejemplo), recuadros con separadores de caracteres (cuarto ejemplo), recuadros separados para cada carácter. Visualmente, los recuadros marcan más claramente las partes para rellenar.

El texto que describe el contenido del campo puede adoptar diversas posiciones, como se ilustra en la imagen. Es importante que el texto quede claramente vinculado visualmente al campo correspondiente (lo cual a menudo no se cumple cuanto el texto va bajo la línea, como el segundo ejemplo).

Se pueden calcular unos 3-4 caracteres por centímetro. Cuando se separan los caracteres, cada uno tiene 4-5 milímetros. La altura de los recuadros es de unos 5 mm.

Rellenado

• Las mayúsculas son preferibles, si las minúsculas no son necesarias por alguna razón.

Enlaces externos

• Standards for Forms Management and Design, Inter-Ministry Forms Committee, British Columbia (PDF en inglés).
• Best Practices for PaperBased Form Design, Pyramid Solutions (PDF en inglés).
• Designing Useable Forms, Robert Barnett (PDF en inglés).
• Designing forms in large organisations (en inglés)